Identification des postes

Dénomination:  Agent Administratif à orientation secrétariat médical
Secteur d’activité :   Consultations ou Unités d’hospitalisations

Définitions / Abréviations

  • CHU : Centre Hospitalier Universitaire
  • EASILY : Logiciel Dossier Patient Informatisé
  • PASTEL : Logiciel de gestion administrative des patients
  • WEB100T : Logiciel de codage d’activité
  • ARCHIMED : Logiciel d’archivage des dossiers médicaux
  • DREAM : Application informatique utilisée pour les demandes d’imagerie
  • E-Procurement : Logiciel de commandes de matériels de bureau et logistiques

Descriptif du poste

La secrétaire médicale au sein d’un Hôpital  assure l’accueil des patients, les prises de rendez-vous, la tenue du standard téléphonique, la saisie du courrier et l'archivage des documents.

Elle maitrise le vocabulaire médical et la règlementation des soins ce qui fait d’elle un interlocuteur capital pour les patients mais également pour le personnel soignant (médecins, internes, IDEs...etc…)


A - SECTEUR DES CONSULTATIONS

•    Accueil physique et téléphonique :
-    Elle assure l’accueil téléphonique, fixe les rendez-vous de consultation sur EASILY et oriente les appels au sein de la consultation
-    Elle est en charge de l’accueil physique des patients et réalise les formalités médico-administratives (bureau des entrées décentralisé) sur PASTEL.
•    Programmation des rendez-vous :
-    Elle fixe les rendez-vous de consultation, gère l’agenda de consultation des médecins et programme les rendez-vous de suivi des patients sur l’agenda EASILY
•    Frappe de comptes rendus médicaux :
-    Elle réalise la frappe et l’envoi des comptes rendus de consultation, certificats, bons de transport, arrêts maladie.
•    Codification des actes :
-    Elle codifie le parcours de soins et saisit les actes des patients vus en consultation sur PASTEL et WEB100T
•    Gestion des dossiers médicaux :
-    Elle assure la gestion rigoureuse du dossier médical (vérification de la présence de tous les éléments constitutifs du dossier et classement selon l’ordre requis), numérise les éléments médicaux sur le dossier patient EASILY (biologie, compte rendu d’imagerie, correspondances médicales) et assure  l’archivage en veillant à la bonne tenue et au rangement des dossiers
-    Elle garantit la traçabilité des dossiers sur ARCHIMED
-    Elle crée les bons  pour les demandes d’imagerie dans DREAM
-    Elle gère la demande d’accès au dossier médical du patient

B - SECTEUR D’HOSPITALISATION :

•    Accueil physique et téléphonique :
-    Elle gère l’accueil téléphonique et oriente les appels.
-    Elle assure l’accueil physique des familles des patients hospitalisés et des professionnels de santé.
-    Elle programme les rendez-vous des familles des patients et des laboratoires sur l’agenda des médecins de l’unité.
•    Transmissions :
-    Elle assure des transmissions efficaces à l’équipe
-    Elle gère et oriente les demandes d’hospitalisations externes ou internes (demande de médecin traitant…)
•     Frappe de comptes rendus médicaux :
-    Elle réalise la frappe et l’envoi des comptes rendus d’hospitalisation
•    Gestion des dossiers médicaux :
-    Elle sort les dossiers médicaux des patients déjà connus pour la mise à jour du dossier patient informatisé sur EASILY
-    Elle assure la gestion rigoureuse du dossier médical (vérification de la présence de tous les éléments constitutifs du dossier et classement selon l’ordre requis), numérise les éléments médicaux sur EASILY (biologie, compte rendu d’imagerie, correspondances médicales…) et assure  l’archivage en veillant à la bonne tenue et au rangement des dossiers
-    Elle garantit la traçabilité des dossiers sur ARCHIMED
-    Elle crée les bons  pour les demandes d’imagerie dans DREAM
-    Elle gère la demande d’accès au dossier médical du patient
•    Programmation des hospitalisations et des rendez vous post-hospitalisation :
-    Elle planifie les hospitalisations programmées et gère les demandes complémentaires de consultations et d’examens complémentaires dans le cadre de cette programmation
-    Elle gère les rendez-vous de consultation et la programmation des bilans des patients sortant d’hospitalisation sur l’agenda EASILY
•    Tâches diverses :
-    Elle réceptionne et distribue le courrier selon l’organisation en vigueur au sein du service
-    Dans E-Procurement, elle commande les fournitures de bureau et les consommables d’impression du secteur.
-    Elle respecte les procédures en cours au niveau de l’institution

Niveau de compétence et capacités requises

 Niveau de compétence :

-    Etre diplômée du Baccalauréat Sciences Médico-Sociales ou avoir suivi une formation de secrétariat médical ou avoir une expérience en secrétariat médical.
-    Bonne connaissance de la terminologie médicale, de la syntaxe et surtout de l’orthographe
-    Bonne vitesse de frappe,
-    Maîtrise de l’outil informatique : Pack Office et environnement WINDOWS

 Capacités requises :

-    Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et à s’inscrire dans une démarche de travail de coordination
-    Capacités d’organisation et valorisation des priorités
-    Implication dans la dynamique de l’équipe
-    Sens des responsabilités, motivation
-    Capacités relationnelles, écoute et discernement
-    Autonomie, discrétion, adaptabilité

 Caractéristiques du poste :

-    Horaires en 7h40,  du lundi au vendredi, soit :  8 h  – 16 h  ; 8 h 30 – 16 h 30 ; 09 h – 17 h ; 09 h30 – 17 h 30 ou 10 h 00 – 18 h 00.
-    Se conformer au règlement du service pour l’organisation des 25 (+3) congés annuels et 18 RTT


 Position hiérarchique et fonctionnelle

 Est lié hiérarchiquement à :

  • Direction d’Etablissement
  • Chef de Service
  • Médecin responsable de l’unité
  • Cadre Supérieure de Pôle

Est lié fonctionnellement à :

  • Médecins de l’unité
  • Cadre Supérieure du Pôle
  • Cadre de santé de l’unité

 

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