Identification du poste

Secrétaire en Service d’Hématologie Clinique.

Secteur d’activité :

Le Service d’Hématologie comprend 4 Unités Fonctionnelles situées à l’hôpital Robert Debré.

L’unité 43, comprenant 15 lits d’Hospitalisation conventionnelle (UF 1013) et 7 lits d’hôpital de semaine (UF 1016), au 4ème étage
L’unité 73, comprenant 5 lits en Secteur Protégé (UF 1014), au 7ème étage
Un secteur de consultations (UF 1015), au niveau 0
Un hôpital de jour hématologique (UF 1019) au sein de l’Unité de Médecine Ambulatoire – Cancérologie Hématologie (UMA-CH), au 1er étage.

Définitions / Abréviations

CIP : chambre implantable
CSS : Cadre supérieur de Santé
EFS : Etablissement Français du Sang
HDJ : Hospitalisation de Jour
IDE / Infirmier (ère) Diplômé (e) d’Etat
IJG : Institut Jean Godinot
UMSP : Unité Mobile de Soins Palliatifs

Missions et activités

Les missions :

La secrétaire participe à l’accueil et au secrétariat en service d’Hématologie clinique et au niveau du secteur de consultations.

Les activités :

Assurer le secrétariat du secteur de la consultation :

Accueil physique et téléphonique des patients
Enregistrement de la consultation dans WEB 100T
Programmation d’un nouveau rendez-vous à chaque sortie de consultation
Programmation d’examens en externe (myélogramme, consultation externe, Pet scan)
Récupérer auprès du laboratoire les examens non reçus
Diriger les patients au service des prélèvements avant ou après la consultation si besoin
Scanner les documents non reçus et les insérer dans le dossier informatique « Easily »
Frapper les courriers des consultations.

Assurer le secrétariat de l’unité d’hospitalisation, Unité 43 :

Accueil physique et téléphonique des patients
Gestion des entrées, mise à jour des coordonnées des patients, préparation et vérification des préadmissions (vérifier avec agenda papier)
Gestion des dossiers des patients à la sortie : courrier de sortie, préparation des documents de sortie, scan des documents non informatisés au sein du dossier informatique, préparation des codages, saisie des PMSI, organisation des rendez-vous
Gestion des rendez-vous : organisation des rendez-vous pour pose de cathéter, CIP, examen radiologiques
Gestion des demandes de premières consultations : inscription sur le registre, lien avec les différents interlocuteurs
Gestion des bilans pré-greffe : prise de rendez-vous, convocation, appel des patients, préparation des dossiers et envoi à l’Hôpital St Louis
Ouverture des courriers et pré-tri des biologies (peut être fait également à la consultation).

Niveau de compétence et capacités requises

Niveau d’étude :

Formation en secrétariat médical

Niveau de compétence :

Bonne expérience de base des logiciels de bureautique (Word et Excel) et des logiciels métiers (Easily, Pastel, WEB 100T, PTAH, Archimed).

Capacités requises :

Sens du travail en commun, rigueur, rapidité, ordre (adhérer à une conception de travail collective). Capacité de travail en équipe.
Capacité d’organisation, d’adaptation, d’anticipation, de prise d’initiatives et d’autonomie.
Sens des relations humaines, capacité d’écoute, de communication, de discrétion professionnelle, de confidentialité et respect du secret professionnel.
Capacité à développer et réactualiser ses connaissances.

Caractéristiques du poste

Durée journalière de travail : 7h40
Amplitude horaire : 9h/17h ou 10h/18h
Rythme de travail : 1 (repos les week-ends et jours fériés)
Le cadre respectera les demandes de congés dans la mesure où les règles établies sont respectées
La mobilité entre le secteur de consultation et l’unité d’hospitalisation est organisée
Le temps de participation à une réunion en dehors du temps de travail est récupérable.

 Position hiérarchique et fonctionnelle

Lien hiérarchique avec :

N+1 : cadre de santé du service d’Hématologie clinique
N+2 : Cadre Supérieur de Santé du pôle Médecines
Les évaluations sont réalisées en lien avec le chef de service.

Lien fonctionnel avec :

Equipe médicale : médecins, attachés, internes
Equipe paramédicale et administrative des secteurs de consultation et d’hospitalisation
Services administratifs : la DSIT, le service des archives centrales
Principaux partenaires extérieurs : établissements de santé publics et privés (centres hospitaliers périphériques, IJG, cliniques, médecins libéraux…).

 

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