Secteur d’activité et localisation

Pôle EHPAD – Chef(fe) du pôle
Résidence Roux du CHU de Reims

Les missions

Organiser pour la Cheffe du pôle EHPAD - USLD le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions, …).
Le référent administratif a également pour mission d’encadrer l’équipe de gestionnaires du pôle en charge des admissions dans les différents EHPAD du CHU.

Les activités principales
  • Accueil physique des personnes agents et/ou visiteurs, renseignement et orientation
  • Réception et traitement des appels téléphoniques : filtrage des appels, renseignement et orientation, prise de RDV.
  • Gestion de l’agenda : : prise des rendez - vous, tenue des agendas, préparation de réunions et déplacements...
  • Gestion des réunions : planification, convocation, préparation des dossiers
  • Frappe du courrier, mise en forme de documents (Word, Excel, PowerPoint), gestion des parapheurs
  • Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
  • Organisation et gestion du classement et de l’archivage de la cheffe de directeur et de l’adjoint au directeur
  • Gestion des fournitures (contrôle du stock, recensement des besoins, commande, réception et distribution)
  • Gestion de la maintenance assistée par ordinateur pour les demandes d’interventions, de réparation pour la direction du pôle EHPAD - USLD
  • Encadrement de l’équipe de gestionnaires administratif du pôle EHPAD - USLD en charge des admissions sur les EHPAD du CHU, de l’accueil, des mouvements et de l’état civil. A ce jour l’équipe est constituée de 9 personnes. A ce titre, le référent administratif est garant de la continuité de fonctionnement sur ces missions et de la qualité des données recueillies par ces personnels.
  • Suivi des congés et de la saisie Chronos des professionnels de la PARAF.
  • Mise à jour de l'annuaire du pôle.
  • Gestion des dossiers des étudiants vacataires en lien avec l'encadrement soignant du pôle.
Position hiérarchique et fonctionnelle

Placé sous l’autorité hiérarchique de la cheffe de pôle

Liaisons fonctionnelles

•Directeur délégué du pôle EHPAD - USLD et directeur du pôle autonomie santé
•Cadre supérieur de santé du pôle
•Cadre administratif du pôle EHPAD - USLD
•La cellule de coordination des parcours du pôle EHPAD – USLD et de la PARAF

Niveau d’études – compétences et expérience

•Bac à Bac+2
•Maîtriser internet et les outils informatiques suivants : : Word, Excel, PowerPoint

Capacités requises

•Travailler en équipe
•Capacité à hiérarchiser les urgences
•S’exprimer aisément vis – à-vis d’interlocuteurs divers et variés
•Renseigner les interlocuteurs de façon pertinente
•Respecter le secret professionnel et la confidentialité des informations
•Identifier un problème et savoir en rendre compte
•Prendre des initiatives adaptées

Correspondance statutaire
•Adjoint des cadres

Caractéristiques du poste

•Gestion des absences permettant d’assurer la continuité du service avec le cadre administratif du pôle.
•Horaires : décompte horaire avec poste de travail en 7h40 (modèle journalier 8h10).
•Travail à temps plein.

Contraintes liées au poste
•Equipe des gestionnaires multi – sites.

 

 

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