1 poste d'adjoint administratif à 80% à l'IFSI

Objectif général du poste

Les secrétaires de l’IFSI gèrent la partie administrative de toutes les étapes du parcours de formation des étudiants de l’inscription administrative à la diplomation ainsi que toutes les activités annexes s’y rapportant dont l’archivage.
Au nombre de 4 secrétaires au total à 80%, une secrétaire sera identifiée par promotion « secrétaire pédagogique » et une sera en mission transversale.
La secrétaire en mission transversale gère en particulier les étapes administratives sans distinction d’année : l’archivage, les courriers, les manifestations organisées par l’IFSI … ainsi que le renfort d’une secrétaire pédagogique à un temps fort d’activité et lors d’une absence. C’est avant tout un poste polyvalent.
La secrétaire pédagogique suit une promotion sur les 3 années de la formation. Chaque secrétaire peut tour à tour être en transversalité ou secrétaire pédagogique.
Le secrétariat reste ouvert pendant midi et nécessite la présence d’une secrétaire entre 12h et 13h30.

Responsabilités et missions

Secrétariat pédagogique :

suivi d’une promotion sur les trois ans de formation

Gestion administrative d’une promotion sur les 3 années de formation : orientation et conseils
Gestion et suivi des admissions par Parcoursup et hors Parcoursup : dossier d’inscription, carte étudiants, attribution des vestiaires, cartes du centre de documentation, lingerie….
Enregistrement des chèques
Mise à jour des informations dans le logiciel de scolarité
Gestion des interruptions et des abandons
Gestion des demandes de transfert vers un autre IFSI (remplissage du tableau de suivi)
Classement des dossiers scolaire et administratif
Affectation de stage et convention de stage
Gestion des dossiers de prise en charge : dossier apprenant avec le Conseil Régional
Participation à la gestion du diplôme d’Etat avec le responsable pédagogique chargé de cette mission
Accueil physique et téléphonique
Secrétariat de la réunion pédagogique à tour de rôle.
Statistiques

Activités spécifiques de la secrétaire en transversalité:

Archivage
Courriers : frappe et suivi
Commande de matériel en partenariat avec ses collègues
Accueil physique et téléphonique
Déclaration des AES et AT, tableau de suivi
Constitution des dossiers pour les prises en charge : OPCA, FONGECIF….
Gestion des formulaires Pôle emploi
MFE : organisation des jurys, convocation et réservation des salles
Convention et déclaration pour le paiement des intervenants
Gestion des présences et absences des étudiants financés (présence obligatoire)
Gestion des indemnités pour les frais de déplacement des étudiants
Gestion du service sanitaire avec le responsable pédagogique chargé de cette mission

Activités ponctuelles sur l’IRF

Journée portes ouvertes IRF
Remplacement ou aide ponctuelle en cas de besoin sur les écoles et institut de l’IRF
Aide à la surveillance des évaluations, des épreuves de concours ou de sélection

Les activités spécifiques sont à acquérir au fil de l’expérience mais sont nécessaires à la prise en charge globale des étudiants sur les 3 années. Elles ne sont pas dévolues à un poste ou une personne. Le travail d’équipe est privilégié et indispensable pour assurer la continuité de service au bénéfice des étudiants et des visiteurs.
 

Liens hiérarchiques et fonctionnels

Est lié hiérarchiquement :

Au directeur des soins de l’IFSI et de son adjoint
Au directeur de pôle RH par délégation du directeur général

Est lié fonctionnellement :

Aux cadres supérieurs de l’IFSI et aux responsables pédagogiques de l’IRF A l’ensemble des personnes travaillant dans l’IRF : formateurs et secrétaires Aux intervenants extérieurs

Niveau de compétence et capacités requises

Niveau d’études

BTS secrétariat

Niveau d’expérience

Expérience en secrétariat souhaitée Expérience d’adjoint administratif ou AMA

Capacités requises

Connaissances
Connaissances niveau confirmé en bureautique et en informatique pour l’utilisation des logiciels métiers et la création de documents
Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’IRF et du CHU

Savoir-faire
Anticipation et priorisation des activités pour l’organisation des journées de travail Capacité de gestion du temps
Esprit d’initiative dans son périmètre de responsabilité Savoir assurer un suivi, classer ou archiver
Savoir expliquer, guider et renseigner les étudiants pendant leur parcours de formation

Aptitudes
Capacité rédactionnelle Organisé
Savoir travailler en équipe Capacités relationnelles et d’écoute Capacité d’analyse et de synthèse. Rigueur
Discrétion
 

Statut et conditions de travail

Les postes sont à 80% (un jour d’absence non fixe par semaine). L’horaire de travail est en 7H40 avec une amplitude de 7h45 à 17h.
Le poste est en rythme 1 sans WE et JF, du lundi au vendredi sauf exceptionnellement le samedi de la journée porte ouverte.

Le nombre de CA et RTT est conformément au guide du travail en vigueur dans l’établissement.

Une concertation entre secrétaires sera mise en œuvre afin d’assurer une continuité de service. Les absences prévues sont validées par le directeur ou son adjoint.
Des congés sont positionnés prioritairement sur les périodes de fermeture de l’IFSI en particulier pour les 2 semaines de fin d’année. Des aménagements peuvent être envisagés et négociés.

La rémunération est en fonction du statut, de la grille et de l’ancienneté.

Le poste est basé au CHU de Reims dans l’IFSI au deuxième étage de l’IRF.

Les activités d’archivage nécessitent un port de charge minimal (5kg) et des rangements en hauteur.

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