Secrétaire qualité – Domaine d'activité : Administratif
Le poste de Secrétaire Qualité est rattaché à la Direction Qualité et gestion des risques du CHU de Reims.

Lieu d’exercice

Le périmètre d’action de la Direction Qualité et Gestion des risques s’étend à l’ensemble des sites du CHU de Reims, ses bureaux sont basés sur le site Maison Blanche.
Il peut être envisagés la réalisation de missions dans le cadre du GHT des déplacements seront donc possibles sur les établissements qui composent le GHT.

Mission

Réaliser le secrétariat, le suivi de certains dossiers et rendez-vous d’une direction fonctionnelle. Organiser le traitement et la circulation de l’information, des documents
et des communications téléphoniques.

Missions permanentes

  • Organise la gestion documentaire de l’établissement (mise en forme, référencement, classement, évaluation, suivi des révisions)
  • Frappe, saisie et met en forme des documents pour la Direction Qualité et gestion des risques (courriers, rapports, comptes rendus de réunions…)
  • Assure périodiquement la mise à jour des comptes utilisateurs du logiciel métier
  • Assure la hotline sur l’utilisation du logiciel métier
  • Saisie d’enquêtes, audits et élaboration de synthèse
  • Organise matériellement les rendez-vous des membres du service
  • Assure la tenue des réunions de staff de l’équipe
  • Réalise un suivi régulier des indicateurs

Missions ponctuelles ou spécifiques

  • Assure la gestion de certaines fiches d’événements indésirables en collaboration avec l’ingénieur qualité et gestion des risques

Relations professionnelles les plus fréquentes

  • Le personnel médical et paramédical
  • Le personnel cadre de santé
  • Les ingénieurs qualité et gestion des risques
  • La personne compétente en radioprotection
  • La direction

Niveau de compétences et capacités requises

Nature et niveau de formation pour exercer le métier

  • Secrétariat et gestion administrative
  • Bac professionnel secrétariat

Niveau de compétence

Capacités et connaissances requises
  • Capacités rédactionnelles
  • Accueil téléphonique
  • Bureautique
  • Classement et archivage
  • Communication / relations interpersonnelles
  • Environnement hospitalier
  • Secrétariat
Connaissances spécifiques
  • Maîtrise des logiciels bureautiques
  • Connaissance du fonctionnement des environnements hospitaliers

 

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