Identification du poste :

Secrétaire médicale

Secteur d’activité :

Structure d’Endocrinologie, Diabète Nutrition
Niveau 6 Hôpital Robert Debré

Définitions / Abréviations :

ARCHIMED : Logiciel archives classement
CHU : Centre Hospitalier Universitaire
DREAM : Logiciel de bureautique du dossier patient
EASILY : gestion des rendez-vous/dictée numérique
HDJ : Hôpital De Jour
IDE : Infirmier diplômé d’état
IPA : Infirmière de Pratique Avancée
RCP : Réunion de Concertation Pluridisciplinaire
WEB 100T : Logiciel codage actes
ZIMBRA : Messagerie  électronique du CHU

Missions et activités :

Les missions :

La secrétaire assure la programmation des hôpitaux de jour de Diabétologie en étroite collaboration avec l’équipe pluridisciplinaire et l’équipe paramédicale (diététiciennes, IDEs, IPA).
En trinôme avec les secrétaires d’HDJ, elle assure l’accueil téléphonique et physique des patients hospitalisés à l’hôpital de jour, la gestion du courrier, la gestion du dossier patient et la saisie des RUMs..
La secrétaire assure la saisie du courrier de l’IPA.

Les activités :

Accueil physique et téléphonique des usagers
Gestion des rendez-vous et des messages téléphoniques et mails
Création et gestion des dossiers patients
Frappe des comptes-rendus d’hospitalisation et courriers de consultations IPA
Numérisation des documents
Saisie des actes et des RUMs

Niveau de compétence et capacités requises :

Bac ou Bac +2 médico-social
Formation secrétaire médicale

Niveau de compétence :

Maitrise des outils informatiques
Terminologie médicale
Expérience professionnelle souhaitée dans le secrétariat médical

Capacités requises :

Sens du travail en équipe et établir un contact facile
Capacité à communiquer, à écouter, tact et discrétion
Capacité d’organisation, d’anticipation, de rigueur et de méthode
Rapidité d’adaptation aux nouvelles techniques et organisations
Maitrise des outils bureautiques
Maitrise de l’orthographe
Capacité à actualiser ses connaissances et à se former

Caractéristiques du poste :  

Mobilité ponctuelle sur les autres unités d’hospitalisations pour renfort ou remplacement (hôpital de semaine, hospitalisation traditionnelle).
Travail à 50 % : en alternant la présence une semaine trois jours et une semaine deux jours (hors jours fériés)
Amplitude horaire : 7h45/17h
Horaire en 7h40
La programmation des congés annuels et des RTT doit se faire en concertation avec ses collègues du trinôme et le reste de l’équipe des secrétaires
Le tableau de service est réalisé par la responsable des secrétaires en collaboration avec le cadre responsable de l’hôpital de jour en tenant compte des obligations de service et des demandes des agents. Il est affiché le 15 du mois précédent.

Position hiérarchique et fonctionnelle :

Est lié hiérarchiquement à :

Directeur des Ressources Humaines
Chef de pôle
Chef de service du secteur
Cadre supérieur de santé
Responsable des secrétaires
Cadres de santé

Est lié fonctionnellement à :

Médecins
Bureau des entrées
Equipes des autres unités de la structure interne et de l’établissement

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