• Responsable  d’encadrement du secrétariat de structure interne d’urologie et unité 71 et Assistante administrative du chef de structure interne

MISSIONS

La responsable des secrétaires organise et coordonne l’activité du secrétariat en collaboration avec :

  • Le chef de pôle
  • Le responsable de structure
  • Le cadre supérieur de pôle
  • L’encadrement de santé, responsable du secteur
  • Elle a la charge du secrétariat du responsable de structure interne concernée par la spécialité.
  • Elle est référente et garante de la qualité administratrice de la prise en charge du patient.
  • Elle met en œuvre, organise et évalue les pratiques professionnelles, afin d’optimiser et d’adapter les prestations fournies aux personnes accueillies.
  • Elle participe à l’accompagnement des nouveaux agents et à l’encadrement des étudiants (cursus secrétariat).
  • Elle collabore au travail administratif du responsable de structure interne et des cadres du service.

L’assistante administrative du chef de service a la charge du secrétariat du responsable de structure interne concernée par la spécialité.

Abréviations

  • CHU : Centre Hospitalier Universitaire
  • DUNE : pôle Digestif Urologie Néphrologie Endocrinologie
  • DREAM : logiciel bureautique du dossier patient
  • CHRONOS : logiciel interne pour la gestion des plannings agents

Activités

Activités principales

  • Réalise le secrétariat du chef de structure interne :

- En lien avec la gestion des dossiers patients
- En lien avec l’activité de management médical du service (tableaux de service, logiciel gestion du temps médical, prise de rendez-vous diverses, organisation de réunions etc…) – Gestion des arrivées des internes et externes
- En lien avec l’activité universitaire
- En lien avec l’activité de codage

  • Est responsable (en collaboration avec le responsable de structure, le cadre du secteur concerné et le cadre supérieur de pôle) du management de l’équipe de secrétariat (équipe de 9-11 agents) :
  • hospitalisation et consultations :

- Mène les entretiens annuels d’évaluation et de formation des secrétaires de son équipe (en binôme avec le cadre de santé du secteur)
- Prévoit les formations continues nécessaires aux agents
- Gère l’absentéisme

  • Initie et met en œuvre les changements organisationnels nécessaires (ex : mise en place de logiciel…)
  • Réalise les plannings de travail, et est garant à ce titre du respect des règles du guide du travail en vigueur au CHU
  • Mène les réunions annuelles et celles intermédiaires nécessaires à la conduite de projet
  • Diffuse l’information à l’équipe de secrétaires (informations institutionnelles, de pôle, de structure interne..)
  • Collabore au travail administratif des cadres et des médecins : mise en forme de document
  • Participe à l’accompagnement des nouveaux agents et des étudiants : accueil, planning, suivi

Autres activités

  • Participe aux réunions de cadres de pôle
  • Gestion des commandes

Secteurs d'activités

  • Unité 71 – 7ème étage de Hôpital Robert DEBRE
  • Structures internes : Urologie-andrologie et Structure Interne d’Hépato gastro entérologie

Services :

  •  22 lits d’Urologie - Service d'hospitalisation.
  • 6 lits d’Hépato-gastro-entérologie -   Service d'hospitalisation.
  • Au niveau 0 de HRD : secteur de consultations d’Urologie, Andrologie, et explorations fonctionnelles et endoscopiques urinaires, et Lithotritie.

Niveau de compétence et capacités requises

Niveau de compétence

Expérience indispensable dans le domaine du secrétariat. AMA de préférence ou souhaitant accéder à ce grade.
Expérience dans le CHU : plusieurs exercices de secrétariat dans l’Etablissement sont souhaités.
Expérience de management conseillée ou activités mettant en évidence du potentiel dans ce domaine.

  • Maîtrise de l’outil informatique, différents logiciels de bureautique (Excel, Word,  Powerpoint…)
  • Maîtrise des logiciels du CHU (ESAILY, ..)
  • Utilisation du Fax et photocopieuse
  • Connaissance du vocabulaire médical
  • Avoir des notions sur les droits et informations du patient (relation avec les demandes de dossier patient...)

Capacités requises (capacités personnelles)

  • Etre capable de mener un projet de qualité administrative qui répond aux objectifs du projet d’établissement, du projet de Pôle, et du projet de soins du Pôle
  • Capacités organisationnelles : Sens de l’organisation,  méthodique et rigoureuse
  • Avoir le sens des relations humaines :

- Capacité d’écoute, de dialogue, de concertation, de négociation, de maîtrise de soi
- Capacité à se positionner, se situer comme aide et soutien de l’équipe qu’il encadre
- Pouvoir animer et fédérer cette équipe, lui donner l’impulsion pour qu’elle se responsabilise, l’accompagner dans sa progression

  • Avoir le sens de l’autorité

- Capacité d’observation, d’analyses de situations, de prises de décision
- Capacité de synthèse et de sens des responsabilités

  • Capacité d’adaptation

- S’adapter aux situations prioritaires, à la structure d’encadrement
- Savoir gérer son temps, se rendre disponible
- Se former et/ou approfondir ses connaissances (spécificités de service)
- Maitriser l’outil informatique et continuer à se former
- Avoir une ouverture d’esprit permettant de recevoir des critiques et d’en tenir compte

Formations requises, au cours de la prise de poste :

  • Conduite d’entretien d’évaluation et de formation
  • Conduite de réunion
  • Gestion des plannings
  • Gestion des conflits
  • Approche de la fonction cadre
  • Logiciel CHRONOS

Caractéristiques du poste

  • Le tableau de service du responsable des secrétaires, est validé par le cadre responsable de la structure interne et/ou du cadre supérieur en tenant compte des obligations de service
  • Horaires  en 7h40  

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