Missions et activités


Le pôle Pharmacie/Pharmacovigilance regroupe la Pharmacie à Usage Intérieur (PUI) et le Centre Régional de Pharmacovigilance (CRPV).
La PUI a pour mission de couvrir les besoins pharmaceutiques de ses patients en contribuant à une utilisation sûre et efficiente des produits de santé (médicaments et dispositifs médicaux stériles).
A ce titre, la PUI :

 

  • gère les achats, l’approvisionnement, la détention et la gestion des médicaments et des dispositifs médicaux stériles ;
  • dispense les médicaments et les dispositifs médicaux stériles aux patients hospitalisés, ainsi qu’aux patients ambulatoires justifiant d’un traitement ne pouvant être dispensé qu’en pharmacie hospitalière (rétrocession ;
  • participe à l’information des malades et à la formation des professionnels de santé sur les produits de santé et leur bon usage ;
  • assure la préparation de certains médicaments (chimiothérapies, nutritions parentérales) ;
  • assure la stérilisation des dispositifs médicaux restérilisables.
  • Le CRPV a pour mission de surveiller, d'évaluer, de prévenir les risques médicamenteux potentiels ou avérés et de promouvoir le bon usage du médicament. Le CRPV de Reims est destiné aux professionnels de santé et aux patients de l’ex-région Champagne-Ardenne.

Chaque année, le CHU de Reims dépense plus de 100 M€ dans le domaine des produits de santé. Les procédures de passation de marchés pour le CHU et les établissements parties au Groupement Hospitalier Universitaire de Champagne sont centralisées au niveau de la Direction des Achats du CHU de Reims.
Le pôle Pharmacie/Pharmacovigilance est un secteur clé de l’activité hospitalière, pour lequel de réels enjeux financiers, logistiques et techniques nécessitent un pilotage administratif et financier.


Missions

Le cadre administratif de pôle fait partie de la coordination de pôle, avec le chef de pôle, le cadre supérieur de pôle et le directeur délégué du pôle. Il assiste la coordination de pôle dans l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi des projets du pôle, formalisés dans le contrat de pôle ;

  • Il encadre et coordonne les missions des 12 agents administratifs du pôle (achats, commandes, liquidations, secrétariat), en lien avec les pharmaciens, le cadre supérieur, les cadres de proximité de la pharmacie et la direction des achats ;
  • Il assure l’ensemble des missions liées au suivi stratégique et opérationnel de la situation du pôle, à ce titre, il propose en coordination de pôle des actions en lien avec les évolutions constatées ;
  • Il analyse les situations, communique auprès des agents du pôle et facilite les décisions ;
  • Il contribue à la réalisation des études médico-économiques relatives aux projets du pôle ;
  • Le cas échéant, il pilote un projet, y compris institutionnel, en accord avec le chef de pôle ;
  • Il est chargé de traiter l’ensemble des questions administratives, budgétaires et financières qui concernent la PUI et le CRPV ;

Activités

Appui au pilotage
  • Participation à l’évaluation annuelle du contrat de pôle et contribution à l’élaboration du rapport d’activité ;
  • Communication des données relatives à l’activité et aux dépenses à destination des autres membres de la coordination du Pôle, du directeur délégué, de la direction générale et des directions fonctionnelles ;
  • Proposition des ordres du jour des réunions de coordination de pôle et des réunions de pôle, rédaction des comptes rendus et notes de synthèse ;
  • Préparation des réunions de dialogue de gestion.

Analyse, suivi et reporting
  • Finances et gestion de l’Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses (EPRD) :
  • Suivi des dépenses de médicaments et de dispositifs médicaux, analyse mensuelle en lien avec les pharmaciens et le Département d’Information Médicale,
  • Réalisation et suivi de l’EPRD en lien avec la Direction des Finances et le chef de pôle,
  • Reporting à la direction des finances et aux services prescripteurs,
  • Suivi des commandes de médicaments et de dispositifs médicaux, en marché et hors marché ;
  • Réponse aux enquêtes (SAE, ATIH, ARS) ;
  • Production des informations nécessaires à la génération des FichComp des molécules et DMI onéreux financés en sus des GHS.
Valorisation des activités et dépenses du pôle
  • Réalisation d’études économiques de retour sur investissement (retour sur investissement des activités et organisations pharmaceutiques, analyse des coûts de gestion de stocks, etc.) ;
  • Rédaction des notes de synthèse relative à des demandes de financement ou projets nouveaux ;
  • Suivi des recettes (essais cliniques, activités de recherche, rétrocession) ;
  • Suivi des dépenses (équipements, travaux, etc.).
Management de la cellule administrative du pôle
  • Encadrement des agents administratifs du pôle :
    • Gestion des plannings, des évaluations, des formations,
    • Accompagnement des projets et cadrage des objectifs,
    • Suivi des indicateurs « sociaux » (absentéisme, effectifs, etc.) et proposition de plans d’actions adaptés au regard des indicateurs suivis ;
  • Mise sous assurance qualité des activités administratives du pôle (achat, approvisionnement) :
    • Harmonisation des procédures et mise en place d’outils communs avec la direction des achats
    • Rédaction et contrôle du respect des procédures administratives propres à la PUI et en lien avec la Direction des achats ;
    • Sécurisation des circuits d’approvisionnement en lien avec les pharmaciens, préparateurs en pharmacie  et magasiniers ;
    • Gestion des risques des circuits administratifs.

Niveau de compétence et capacités requises

Niveau d’étude

  • BAC + 3 ou expérience équivalente. Formation complémentaire ou supérieure en gestion appréciée.
  • Solides connaissances et/ou expériences en matière de contrôle de gestion (création, suivi et analyse de tableaux de bord)
  • Solides connaissances et/ou expériences en matière de pilotage financier (réalisation de comptes d’exploitation thématiques, études économiques particulières, etc.)
  • Qualités managériales
  • Connaissance générale des procédures en matière de GRH et d’Achat
  • La connaissance des problématiques et enjeux propres aux pharmacies hospitalières serait un atout.
Qualités requises
  • méthode et rigueur, autonomie, esprit d’initiative, disponibilité, polyvalence, aptitudes à participer à un travail d’équipe, aptitudes à être « force de proposition », loyauté.
  • maîtrise des outils bureautiques (dont Excel), capacité d’animation, d’écoute et de communication.
  • connaissance du secteur hospitalier.
Caractéristiques du poste :

 -forfait cadre, une grande disponibilité est requise.

Position hiérarchique et fonctionnelle

Le CAP est lié hiérarchiquement au Directeur des achats et lié fonctionnellement au chef de pôle, au directeur délégué du pôle et direction des finances
Le chef de pôle et le directeur des achats assurent la sélection et le recrutement du candidat.
Le CAP encadre les agents administratifs du pôle.
Le CAP travaille en lien avec les autres directions fonctionnelles, les responsables des structures internes et praticiens du pôle, l’encadrement du pôle et autres professionnels.

Conformément à la loi relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ainsi qu’au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, de suppression, d’opposition et de limitation de traitement des données vous concernant. Vous pouvez exercer ce droit en contactant le Secteur Recrutement du CHU : recrutement@chu-reims.fr. Pour toutes questions relatives à vos données personnelles, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données : dpd@chu-reims.fr. Si les explications fournies par l’établissement ne vous apportaient pas une entière satisfaction, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

 

Vos informations
Votre message

Question de validation

3 Q V X Y F U X E M M