Missions et activités

Les missions principales :

  • Le cadre administratif de pôle fait partie de la coordination de pôle, avec le directeur délégué de pôle, le chef de pôle et le(s) cadre(s) supérieur(s) de pôle.
  • Le cadre administratif de pôle :
    • assiste le responsable médical et le(s) cadre(s) supérieur(s) de santé du pôle dans l’animation et la gestion du pôle ;
    • contribue à l’élaboration, à la mise en œuvre, au suivi et à l’évaluation de la politique du pôle, définie dans le projet et le contrat de pôle ;
    • pilote, co-pilote, participe ou soutien l’élaboration des projets du pôle et leur mise en œuvre ;
    • coordonne la préparation des réunions annuelles de dialogue de gestion entre la Direction générale et la coordination du pôle ;
    • est chargé du suivi des indicateurs de gestion (indicateurs de performance médico-économique, indicateurs RH, indicateurs qualité, etc.) et du développement de la culture du contrôle de gestion au sein du pôle.

Les activités :

Appui au pilotage du pôle
  • Le cadre administratif de pôle :
    • contribue à l’élaboration du projet et du contrat de pôle, et assure le suivi et l’évaluation régulière des actions qui y sont inscrites (a minima une fois par an) ;
    • pilote, le cas échéant, les projets qui en découlent ;
    • participe aux réunions des instances des pôles (conseil de pôle, bureau ou coordination de pôle), contribue à leur organisation, rédige les comptes rendus, archive les documents et assure un suivi des orientations prises lors de ces réunions ;
    • participe aux réunions de comités de pilotage ou groupes de travail impliquant le pôle ou l’un de ses services, à la demande du chef de pôle ou du directeur délégué, et contribue le cas échéant à leur préparation dans son domaine de compétences ;
    • en lien avec le secrétariat général, contribue à l’élaboration des dossiers d’autorisation et de renouvellement d’autorisation d’activités de soins et/ou équipements lourds, à la préparation des visites d’inspection/évaluation des activités du pôle et au suivi du Contrat Pluriannuel d’Objectifs et de Moyens entre le CHU de Reims et l’ARS Grand Est ;
    • assure l’instruction des demandes en lien avec l’enveloppe d’intéressement (ou autres enveloppes spécifiques) du pôle : validation en coordination de pôle et par les directions fonctionnelles concernées puis suivi de la dépense.
Analyse d’activité et gestion financière
  • Le cadre administratif de pôle :
    • analyse et rend compte au sein du pôle des comptes de résultat, tableaux de bord et indicateurs produits par le contrôle de gestion, le DIM et les directions fonctionnelles (DRH, Direction qualité) ;
    • en lien avec le contrôle de gestion, réalise des études médico-économiques accompagnant les projets du pôle, après validation par la coordination de pôle, et assure leur suivi ;
    • contribue à la mise à jour du fichier commun de structure auprès de la direction des finances, y compris en s’assurant régulièrement de la pertinence des affectations en lien avec les chefs de services et cadre(s) supérieur(s) de pôle ;
    • contribue à la préparation annuelle de l’Etat des Prévisions des Recettes et des Dépenses du CHU ;
    • contribue à répondre aux enquêtes d’activité ou autres enquêtes et à réaliser les rapports d’activité obligatoire concernant le pôle, en lien avec le contrôle de gestion (SAE, Base d’Angers, PIRAMIG, etc.
    • Gestion des ressources matérielles
    • En lien avec la coordination de pôle, d’une part, et les directions fonctionnelles concernées, d’autre part, le cadre administratif de pôle participe aux procédures (généralement annuelles) de gestion et d’attribution :
      • des équipements médicaux ;
      • des équipements non médicaux ;
      • des travaux.
    • Cette participation se traduit par la collecte, le chiffrage et la synthèse des besoins des pôles afin de déterminer leurs priorités, et le suivi régulier des attributions et des commandes après arbitrage institutionnel.

Niveau de compétence et capacités requises

Niveau d’étude

BAC + 3 (Licence ou Mastère en droit, économie, gestion des entreprises ou des administrations publiques) ou   expérience équivalente.

Qualités requises
  • Capacité à accompagner et structurer un projet
  • Méthode et rigueur, autonomie, disponibilité
  • Capacité d’analyse et de synthèse
  • Qualités d’écoute et de communication, aptitudes à participer à un travail d’équipe
  • Ouverture et curiosité d’esprit, volonté d’apprendre et de développer ses connaissances
  • Maîtrise des outils bureautiques (dont Excel),
  • Connaissance du milieu hospitalier : première expérience professionnelle ou stage en institution hospitalière appréciés

Caractéristiques du poste

  • Poste à temps complet (exercice possible sur plusieurs pôles) Forfait cadre
  • Souplesse dans les horaires de travail et possibilité de télé-travail selon le cadre institutionnel en vigueur au CHU de Reims
  • Nécessaire disponibilité et adaptabilité pour participer réunions institutionnelles et aux instances du pôle (réunions parfois organisées en soirée)
  • Le profil de poste peut être complété en fonction des caractéristiques du pôle, par une annexe spécifique rédigée par le directeur délégué du pôle.

 

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