Secteur d’activité

  • Direction des Finances

Missions

Missions principales (partagées avec la 2ème assistante de direction)

  • Gestion des agendas (3 directeurs) : prise des rendez-vous, tenue des agendas, préparation de réunions et déplacements, etc.
  • Gestion des réunions : planification, convocation, préparation des dossiers, préparation de la salle le cas échéant, etc.
  • Réception et traitement des appels téléphoniques : filtrage des appels, renseignement et orientation, prise de RDV
  • Accueil physique des agents et/ou visiteurs, renseignement et orientation
  • Traitement du courrier entrant : réception (daté, scanné, archivé), ouverture et distribution
  • Gestion du courrier sortant (numéroté, scanné et/ou consigné dans un classeur)
  • Frappe de courriers, mise en forme de documents (Word, Excel, PowerPoint), gestion des parapheurs
  • Traitement des réclamations / demandes de remises gracieuses
  • Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
  • Classement et archivage
  • Gestion des fournitures (contrôle du stock, recensement des besoins de l’ensemble de la direction, commande, réception et distribution)
  • Gestion des demandes d’interventions, de réparation (GMAO)
  • Gestion des congés des Directeurs et des agents du service (suivi et saisie dans le logiciel Chronos

Activités

Fonds d’action

  • Participer aux réunions bihebdomadaires
  • Actualiser les différents tableaux de suivi (Bases de données des prospects et des mécènes– tableau financier des projets)
  • Organiser la tenue des Conseils d’administration (Préparation ODJ, envoi convocations, préparation de l’accueil et de la présentation, compte rendu et déclaration des PV de délibération sur le portail du service public + transmission aux Certificateurs Aux Comptes)
  • Editer les courriers
  • Assurer la traçabilité des CERFA
  • Elaborer, suivre et classer les conventions de partenariat
  • Lancer les appels à projets dans les services (synthétiser les projets et grilles de notation)
  • Organiser les commissions des projets (convocation, salle)
  • Suivre les commandes de matériel en fonction du projet retenu.
  • Planifier et organiser, suivant les spécificités du service, les événements à prévoir au regard de l’échelle de reconnaissance
  • Collaborer avec le service communication pour la rédaction des supports (newsletter, fiches projet, plaquette) Réaliser une veille informationnelle des réseaux sociaux
  • Recevoir les usagers pour un dépôt de don

Intéressement des pôles

  • Gérer et contrôler le tableau de l’enveloppe intéressement des pôles cliniques, médico-techniques et administratifs, de la création de la fiche à la mise en œuvre
  • Réaliser annuellement le tableau de répartition par catégories de dépenses et le transmettre au Directeur des Finances et au Secrétariat général
  • Produire le tableau de suivi annuel des dépenses présenté au CTE
  • Classement / Archivage des fiches

CHSCT

  • Collaborer avec la DRH au suivi du tableau de l'enveloppe CHSCT pour la partie intéressement des pôles
  • Participer aux réunions organisées dans ce cadre
  • Recenser et tracer les fiches « intéressement des pôles » relatives aux relevés de conclusions


Niveau de compétences et capacités requises

Niveau d’études

  • Bac+ 2 : En secrétariat de direction / Assistant Manager

Compétences/qualité requises  

  • Maitrise des outils Excel, Power Point, Word, Chronos, Teams, Zimbra, visioconférence, GMAO
  • Bonne connaissance du fonctionnement de l’établissement, notamment de l’organisation des pôles et des circuits entre pôles et directions
  • Connaissance des finances hospitalières
  • Compréhension minimale des éléments de performance hospitalière (IPDMS, PMCT, RUM, etc.)
  • Expérience confirmée de secrétariat

Qualités professionnelles requises

Savoir-faire

  • Capacités rédactionnelles (notes de présentation, procédures, relevés de conclusions, diaporamas de synthèse)
  • Capacité à travailler en équipe
  • Capacité à télétravailler
  • Capacité à gérer les urgences

Savoir-être

  • Excellentes capacités relationnelles avec l’ensemble des acteurs, diplomatie, sens de la relation
  • Rigueur et esprit de synthèse
  • Qualités d’écoute et de dialogue
  • Disponible, réactif et dynamique
  • Polyvalence, capacité d’adaptation

 

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