Descriptif du poste

Secrétariat médical, administratif, technique et médico-légal du service de Biochimie-Pharmacologie-Toxicologie (BPT).
Secteur d’activité : Biochimie-Pharmacologie-Toxicologie (BPT).

Missions générales

  • Secrétariat Administratif

    • Accueil physique et téléphonique
    • Préparation et gestion de courriels, courriers, fax, planning, documents divers (français et/ou anglais) du chef de service et des biologistes
    • Préparation des rapports, notes de service, manuscrits, comptes rendus des réunions etc.
    • Gestion du temps de travail du personnel médical de BPT (via e-GTT), tableau général d'activité
    • Plannings de validation
    • Gestion des astreintes des biologistes (élaboration du planning)
    • Rôle d’interlocuteur administratif du service BPT (réponse au téléphone, prise de rendez-vous, redirection des appels téléphoniques, courrier…)
    • Gestion des fiches d’identification des internes/stagiaires et des feuilles de présence.
    • Gestion de l’archivage
  • Secrétariat Technique

    • Vérification et éventuelles modifications/corrections :
    • Des admissions des dossiers patients
    • Des données saisies dans LABO SERVEUR® : (ajout codes de facturation des extérieurs, enregistrement des admissions, compléments d’informations pour les envois)
    • Gestion de la sous-traitance d’analyses
    • Cotations
  • Secrétariat Médico-Légal

Gestion administrative d’une expertise médico-légale
  • Réception des documents et prélèvements transmis par l’APB (Accueil des Prélèvements Biologiques) ou acheminés par les Forces de l’Ordre ou provenant de l’IML (Institut de Médecine Légale)
  • Création des admissions des dossiers patients (RC-I-POA-CREADM)
  • Enregistrement informatique des demandes d’analyses (LABO SERVEUR®)
  • Demande de renseignements auprès des autorités compétentes (Police, Gendarmerie, Tribunal de Grande Instance)
  • Constitution du dossier avec utilisation de la base de données du tableau Excel
  • Gestion des données, lecture des comptes rendus et élaboration de la facturation
  • Mise sous pli et transmission des résultats
  • Classement et archivage
Bilan d’activité médico-légale
  • Gestion annuelle de l’activité actée pour l’IML
  • Gestion de l’activité : annuelle, statistiques pour le Pôle de Biologie Médicale et Pathologie
  • Tableau adressé aux tribunaux annuellement ‘INVENTAIRE’ accompagné des réquisitions et demandes d’autorisation de destruction
Mise au détruit de prélèvements
  • Demande d’autorisation de destruction – mise à jour, relances.
  • Gestion de la mise au détruit
Facturation des dossiers
  • Demande Attestation de fin de mission (mise à jour, relances)
  • Mails de facturation au Bureau des Entrées
  • Clôture informatique et manuelle des dossiers

Tâches transversales associées au poste de travail

  • Qualité

    • Gestionnaire documentaire Docalis® (mise en forme, gestion et enregistrement des documents dans SAPANET®)
    • Participation aux audits internes de la structure BPT
    • Gestion documentaire selon habilitation
    • Déclaration des non conformités pré-analytiques et enregistrement des réclamations
    • Utilisation courante de Sapanet®
    • Participation à la démarche d’accréditation du laboratoire
    • Sens de l’initiative
  • Accueil et formation d’un nouvel agent

    • Présentation et mise à disposition des instructions, modes opératoires et tous documents des structures transversale et interne
    • Présentation de l’organisation des secrétariats médical, administratif, technique et médico-légal du service Biochimie - Pharmacologie - Toxicologie et de toutes les pièces du laboratoire

Niveau de compétences et capacités requises

Savoir-Faire

  • Outils informatique et bureautique (Excel, Word, Zimbra, Intranet/Internet, LaboServeur®)
  • Orthographe irréprochable
  • Une bonne maitrise de l'anglais est indispensable.
  • Connaissance de l’organisation judiciaire

Savoir-Être

Discrétion, rigueur, confidentialité et sens du relationnel

Caractéristiques du poste

Contrainte

Travail sur écran.

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